Goede (proces)communicatie is belangrijk voor elk succesvol participatieproces. Maar wat verandert er als je tijdens het maken van de aanpak van een participatie- naar communicatieopgave gaat? Voor een opgave in onze thuisstad Enschede maakten we dit mee.
De gemeente Enschede wilde in gesprek met de omgeving over de komst van een fietsbrug die gevaarlijke situaties op een druk kruispunt/rotonde kon oplossen. Hiervoor doorliepen we een Fasterclass participatie en samen met de stakeholders maakten we een participatieplan. We werkten met de 4 sleutels voor een Relevant Gesprek®. Waarom, waarover, met wie en hoe ga je in gesprek met de omgeving. Maar de plannen van een fietsbrug werden ingeruild voor de plannen van een autotunnel. En door de technische onderzoeken en de aanstaande aanbesteding was er voorlopig geen ruimte voor participatie. Wat er natuurlijk niet veranderde, was de informatiebehoefte van omwonenden. Daarom hielpen we de gemeente Enschede met het inrichten van de communicatie voor dit vraagstuk.
Vraagstuk en omgeving in beeld
We ruilden de tools van de methodiek van het Relevant Gesprek® (participatie) in voor de tools van Factor C (communicatie). Beide methodieken zetten het inhoudelijke vraagstuk centraal, wat betekent dat we veel voorwerk al hadden gedaan. We hadden het vraagstuk en de belanghebbenden tijdens de Fasterclass participatie al goed in beeld. Hoewel de oplossing voor het vraagstuk veranderde, bleef de aanleiding hetzelfde. Voor het publiek gold dat we onszelf opnieuw de vraag stelden ‘voor wie is het relevant’. Om op basis hiervan de publieksanalyse in te vullen.
In het werken met de methodiek Factor C is het komen tot een kernverhaal een belangrijke stap. We werkten met de kritiek-en-repliek aanpak. Als eerste brachten we de kritiek (de vragen) die de verschillende stakeholders mogelijk hebben in beeld. De antwoorden (repliek) op deze vragen gebruikten we als basis voor de communicatie. Dit werd het kernverhaal. Vervolgens stemden we de boodschap per publieksgroep af op basis van de specifieke vragen die zij hadden.
Een passend kanaal
In de laatste stap kozen we communicatiekanalen. Samen met de gemeente Enschede onderscheidden we verschillende doelgroepen en per doelgroep maakten we een andere afweging voor het kanaal dat we gebruikten. Directe stakeholders zijn gemaild. De omwonenden - die al wisten dat er ontwikkelingen waren in het gebied - hebben we via een brief aangeschreven. Via een persbericht zijn de andere weggebruikers, een brede groep die nog niet goed in beeld was, bereikt. En tot slot was er voor iedereen een pagina met informatie op de website van de gemeente met een mogelijkheid om contact op te nemen over dit project.
Meer weten?
Sta jij ook voor participatie- of communicatieopgaven en kun je daar denkkracht of hulp in de uitvoering bij gebruiken? Neem vrijblijvend contact op.
