Slimmer aanbesteden van participatievraagstukken

Aanbesteding kosten veel tijd en energie. Zowel vanuit de organisatie die de aanbesteding uitzet als vanuit de bureaus die worden gevraagd om mee te doen. Daarom denken we dat het tijd wordt dat we het anders doen. Slimmer en beter!

Participatie is als het bouwen van een huis

We vergelijken participatie vaak met het bouwen van huis. Je begin niet met het stapelen van de stenen voor het metselen van een muur. Je begint eerst met het ontwerp van je huis. Een architect maakt een ontwerp dat aansluit bij de wensen van de klant. En dan gaan we naar de aannemer. Die op basis van het ontwerp en de bouwtekening het huis gaat bouwen. Dat vinden we bij een huis heel logisch. En toch zien we bij participatie dat er vaak begonnen wordt met het stapelen van de stenen. Door het organiseren van een bijeenkomst of een inloopavond. Zonder dat we het ‘ontwerp’ kennen. Het ontbreken van het ontwerp zien we dan ook als belangrijkste oorzaak van participatieprocessen die mis gaan: het eindresultaat was niet helder, er waren andere verwachtingen of er was te weinig tijd/capaciteit.   

Probleem: ontwerp én bouw in één aanbesteding

Het ontwerp bij participatie is wat wij noemen de participatieaanpak. In de participatieaanpak benoemen we in hoofdlijnen waarom je waarover en met wie in gesprek gaat. Deze aanpak maak je met alle betrokken partijen, zodat je vooraf een gedeeld beeld hebt van het proces en het eindresultaat. Net zoals bij het ontwerp van de architect. Iedereen kan zien hoe het er straks uit gaat zien. Dat samen ontwikkelen van de aanpak is juist een belangrijk onderdeel van het proces.

Wat er voor ons gevoel mis gaat in aanbestedingen, is dat er een uitvraag wordt gedaan voor het bouwen van het huis. Zonder dat er een ontwerp wordt meegegeven. De deelnemende partijen moeten dan vanachter hun bureau het ontwerp en de bouwtekening gaan maken, maar ook al meteen het huis gaan bouwen. Zonder overleg met de klant. De architect is meteen ook de aannemer. 

Doordat er geen afstemming mogelijk is, worden er veel aannames gedaan. Bijvoorbeeld hoeveel sessies er moeten worden georganiseerd of op welke trede van participatieladder er geparticipeerd moet worden. Er wordt er veel tijd besteed (tussen de 100-200 uren) aan een het maken van een participatieaanpak én de uitwerking van de uitvoering. Met vaak 25-30% kans om de opdracht te krijgen. Vervolgens wordt er door de partij die de aanbesteding heeft uitgezet veel tijd besteed aan de beoordelingen van de voorstellen. Die vaak moeilijk zijn om te vergelijken. Dat kan beter!

Is de beste architect ook de beste aannemer?

We snappen dat er regels zijn voor aanbestedingen. Dat partijen gelijke kansen moeten krijgen. En dat het bij grote bedragen van belang is om in te schatten of je een goede en duurzame partij aan tafel hebt. Daar zijn we allemaal voor. Maar we zijn ook voor eerlijk en efficiënt werken. En een aanbesteding voor participatie uitzetten waarin je zowel het ontwerp als de bouw uitvraagt is, denken wij, niet reëel. Het kost voor alle partijen heel veel tijd. En we vragen ons af of je op basis van de aangeleverde voorstellen de beste partij kan kiezen. Dat kan beter!  

Oplossing: splitsen ontwerp en de bouw in aanbesteding

Ons voorstel is dat we het ontwerp en de bouw splitsen. Dat we dus eerst een participatieaanpak maken. Daarvoor hoef je niet aan te besteden. En op basis van de aanpak de uitvoering gaan aanbesteden. Op die manier vraag je de beste partij voor het ontwerp: de architect. En de beste partij voor de uitvoering: de aannemer. Je kunt bovendien de voorstellen onderling beter vergelijken, omdat ze allemaal uitgaan van hetzelfde ontwerp.

De participatieaanpak voor je vraagstuk

Een ontwerp/participatieaanpak maken kan heel makkelijk met de Relevant Gesprek® methodiek. In een halve dag heb je de participatieaanpak voor je vraagstuk, op basis waarvan je een aanbesteding voor de uitvoering kunt uitzetten. Meer weten? Stuur een korte toelichting van je participatievraag naar info@sir.nl en je krijgt de volgende werkdag de offerte voor het maken van de participatieaanpak. Of we plannen eerst een kennismakingsafspraak. 

SIR wordt regelmatig gevraagd om deel te nemen aan aanbestedingen voor participatievraagstukken. SIR communicatie & participatie is gecertificeerd partner van de Relevant Gesprek® Academie. In de Academie werken en leren publieke organisatie en zakelijke dienstverleners om (nog) betere gesprekken te voeren met de omgeving over maatschappelijke onderwerpen.