Inspiratie: Samenwerken met stakeholders - 6 participatievalkuilen

Samenwerken met inwoners levert veel op. Samen in gesprek over beleidsbeslissingen, projecten of dienstverlening. Zodat we beter aansluiten bij de behoefte en wensen van stakeholders. Maar samenwerken met stakeholders is soms ook uitdagend. Je wilt immers geen weerstand of gedoe. Participatie lijkt tegenwoordig het toverwoord. Maar het is niet altijd het juiste middel en vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en afstemming van de kaders en verwachtingen. Na vele participatietrainingen en -adviestrajecten bij publieke organisaties hebben we inmiddels de nodige ervaring opgedaan om ook de valkuilen van participatie te benoemen. Het is goed om van tevoren bij deze aspecten stil te staan om teleurstelling achteraf te voorkomen en de kans op succes te vergroten. 

6 valkuilen die we in de praktijk tegenkomen, inclusief treffende voorbeelden:

1. Participatie als doel op zich

We merken steeds vaker dat raadsleden en wethouders willen dat een bepaald beleid of project participatief wordt ontwikkeld. Roepen is één, uitvoeren is wat anders. Waarom wil je in gesprek? Wat draagt participatie bij aan je beleidsdoel? En behaal je je beleidsdoel wel met participatie? Of is het juist meer communicatie?

Bij een gemeente werd al lange tijd geroepen dat er nieuw parkeerbeleid nodig was. En dat moest samen met ondernemers en inwoners worden opgesteld. Maar uiteindelijk bleek dat het probleem lag in onduidelijke communicatie over het beleid dat er al was. En angst voor weerstand en gedoe bij het communiceren over dit parkeerbeleid. Dan is participatie niet de goede oplossing, maar gaat het meer om zorgvuldige communicatie.

2. Met iedereen in gesprek willen

Nog afgezien van de capaciteit is het onmogelijk om met iedereen in gesprek te gaan. Het is bovendien niet nodig. Als de participatievraag helder geformuleerd is volgt daaruit ook welke stakeholders je bij het antwoord op de vraag gaat betrekken. Bij de meeste participatiegesprekken nodigen we stakeholders gericht uit. Vaak zijn dat de partners, professionals, maatschappelijke instellingen en belangenorganisaties. Een grote groep inwoners betrekken is vaak alleen relevant als het onderwerp voor inwoners concreet en dichtbij is.

Veel gemeenten werken aan een omgevingsvisie en stoeien met de manier waarop ze stakeholders hierbij betrekken. We zien vaak de intentie om inwoners in een vroeg stadium te betrekken over de omgevingsvisie, terwijl dit voor inwoners nog heel abstract en ver weg is. Dat wil niet zeggen dat je niet het inwonersperspectief kan meenemen in het ontwikkelen van de omgevingsvisie. Dat kan je doen door bijvoorbeeld belangenorganisaties te betrekken. In een latere fase, waarin de Omgevingsvisie meer handen en voeten krijgt in de omgevingsplannen, zal het voor inwoners relevanter zijn om hierover mee te praten. Het is dan concreter en dichterbij.

3. Onduidelijke participatievraag

Waarover wil je in gesprek? Een bijeenkomst organiseren of een enquête versturen is niet zo moeilijk. Maar heb je aan het einde van je (digitale) gesprek wat je nodig hebt? En sluit je participatievraag aan bij de belevingswereld van je deelnemers? De vraag stuurt het antwoord. Daarom besteden we veel tijd aan het goed formuleren van de participatievraag.

Een gemeente kwam bij ons met de vraag of we een participatiesessie wilden voorzitten rondom de fietsveiligheid van een drukke winkelstraat. De gemeente was al geruime tijd met de omgeving in gesprek over het inventariseren van de wensen. Het idee was om in de sessie meer ideeën op te halen. Nog meer inventariseren zou ze niet dichterbij een oplossing hebben gebracht. Er was al genoeg opgehaald. We hebben de participatievraag geherformuleerd: hoe komen we samen tot een besluit over de veiligheidsmaatregelen? Om te komen tot dit antwoord is een werkgroep ingericht van inwoners en ondernemers die samen, binnen meegegeven kaders, gingen werken aan de oplossingsmaatregelen.

4. Onduidelijke rol en stem

Je organiseert een participatiegesprek omdat je wilt dat stakeholders meedenken, meebeslissen of meedoen. Je geeft ze een bepaalde stem. Het is belangrijk om vooraf duidelijk te maken wat die stem is. Mogen ze alleen meedenken en beslist de gemeente? Of mogen ze meebeslissen om te komen tot nieuwe oplossingen? Goed verwachtingsmanagement voorkomt teleurstelling en gedoe achteraf.

Een gemeente wilde met de inwoners in gesprek over drie opties om worteldruk in een straat te voorkomen. Deze worteldruk werd veroorzaakt door een tiental grote en oude bomen. Met deze participatievraag werd de mening van inwoners weliswaar gevraagd, maar werden de oplossingen ook al aangeboden. Om meer draagvlak en betrokkenheid te creëren, hebben we gekozen voor een werkgroep met deelnemers uit de straat, die zelf de ruimte kreeg om te komen met oplossingen. Hiervoor kregen ze vanuit de gemeente enkele praktische kaders mee. We hebben de stakeholders op deze manier een duidelijke rol en stem gegeven.

5. Eén bijeenkomst voor iedereen

Een bijeenkomst voor iedereen is vaak geen goed idee. Omdat je het risico loopt dat deelnemers die negatief gestemd zijn, de andere deelnemers meenemen in hun negativiteit. Op basis van de participatievraag en de stakeholders die je wilt spreken kies je welke (digitale) gespreksvorm daar het beste bij past. In onze Participatiebox hebben we ruim 100 gespreksvormen opgenomen om uit te kiezen. Soms kan het nodig zijn om voor verschillende stakeholdersgroepen andere gespreksvormen te kiezen.

Een gemeente wil met professionals en jongeren in gesprek over het jeugdbeleid. De professionals hebben we wel in beeld en kunnen we makkelijk bereiken via lokale bijeenkomsten. Jongeren daarentegen zijn lastiger om te bereiken. We moeten daar zijn waar de jongeren zijn. We gaan nu gastlessen verzorgen op 20 scholen om de jongeren op een speelse manier hun mening te laten geven over het jeugdbeleid.

6. Besluitvormers niet aanhaken

Aan ieder beleidsonderwerp of project is een besluitvormer gekoppeld. Dat kan zijn de raad, de wethouder, het afdelingshoofd of de beleidsambtenaar zelf. Het is van belang dat jouw besluitvormer vooraf is aangehaakt op jouw plannen om met stakeholders in gesprek te gaan. Zodat de besluitvormer ook weet wat hij of zij kan verwachten. Daarom maken we een participatieplan waarin we de besluitvormer meenemen in de gespreksaanpak.

Bij het ontwikkelen van een participatieaanpak over Wmo/jeudbeleid is de raad in een vroegtijdig stadium betrokken en hebben ze input gegeven op het participatieplan. Daardoor kreeg de raad zelf ook een beeld van wat participatie eigenlijk betekent en wat het vraagt van de organisatie aan capaciteit, tijd en ook budget. Deze betrokkenheid aan de voorkant maakte de besluitvorming aan de achterkant soepeler.

Meer weten?

Deze valkuilen kennen helpt je om vervolgens de succesfactoren van een participatieproces te benoemen. Wil je leren hoe je dit kan toepassen voor jouw case? Meld je dan aan voor een van onze trainingen. In de e-learning  'De 4 sleutels van een slimme participatieaanpak' van de Relevant Gesprek® Academie leer je hoe je jouw participatievraagstuk vertaalt naar een participatieaanpak.  SIR communicatie & participatie is gecertificeerd partner van Relevant Gesprek®.