Samen succesvol
SIR communicatie & participatie werkt in co-creatie. Altijd. En daarbij scheiden we inhoud en proces. Jij zorgt voor de inhoudelijke expertise en wij zijn van het proces. Dit doen we voor vraagstukken op het gebied van communicatie, participatie of gedragsbeïnvloeding. Het succes zit in de samenwerking. Hoe we dat doen?
In een Fasterclass in co-creatie de aanpak maken
We werken in co-creatie van het begin tot het eind. Wanneer we de vraag krijgen om te ondersteunen bij een nieuw vraagstuk beginnen we met een Fasterclass sessie om te komen tot een aanpak. Deze co-creatie sessie duurt maximaal 4 uur.
In de sessie gaan we samen met jou en intern en externe betrokkenen in gesprek over het vraagstuk. We beginnen bij het begin: waarom willen we aan de slag met communicatie, participatie of gedragsbeïnvloeding? Vervolgens werken we de vraag steeds verder uit om te komen tot de hoofdlijnen van de aanpak. Maar voordat we in de sessie aan de slag gaan, moeten er nog wel de nodige voorbereidingen getroffen worden.
Als eerste vindt er een intakegesprek plaats. Dit doen we met de projectleider en twee adviseurs vanuit SIR. We bespreken het vraagstuk inhoudelijk, zodat wij een goed beeld krijgen van de opgave die er ligt. Vervolgens duiken we de inhoud in, lezen we de nodige stukken door en lijnen we uit hoe wij de aanpak voor ons zien. Dit toetsen we dan in het verhelderingsgesprek. We presenteren onze uitkomsten en leggen uit hoe we daar tot gekomen zijn. Mochten er nog dingen onduidelijk zijn, gebruiken we dit moment om dit af te stemmen.
De volgende stap is de Fasterclass sessie zelf. Hier gaan we gericht het gesprek voeren over de waarom, waarover, met wie en hoe we te we werk willen gaan. De opzet die we in het verhelderingsgesprek hebben afgestemd, gebruiken we als vertrekpunt in de sessie. Door verschillende relevante partijen en belangen met elkaar aan tafel te hebben, komen we samen tot waardevolle inzichten en leggen we de puzzelstukjes op zijn plaats. Een mooie co-creatie.
"In 6 weken een communicatie-aanpak. Dat was wat ik nodig had. Het was hard werken in de Fasterclass, maar het resultaat mag er zijn!" - Senior beleidsadviseur waterschap
De keuzes die we in de sessie gemaakt hebben werken onze adviseurs verder uit in de definitieve aanpak. In een matrix zetten we de gemaakte keuzes bij elkaar. Hieronder een voorbeeld van een participatiematrix in de methodiek van het Relevant Gesprek®.
De aanpak bespreken we nog een keer in een feedbackgesprek met de projectleider. En bij akkoord, kunnen we verder naar de volgende fase: het activiteitenoverzicht.
"Heerlijk zo'n snelkookpan-aanpak. Ik word blij als ik kijk naar de energie, en natuurlijk het resultaat." - Teamleider strategie en innovatie provincie
We verdelen het werk
Het activiteitenoverzicht is de brug tussen de aanpak en de uitvoering in een vraagstuk. In dit overzicht staat per uitvoeringsstap uitgewerkt welke acties er ondernomen moeten worden. Ook geven we een indicatie voor het aantal uren en eventueel budget die er per actie nodig zijn. Door de verschillende acties en bijhorende inspanning in één overzicht te hebben, is inzichtelijk wat er allemaal bij komt kijken om het traject uit de aanpak ook uit te voeren.
Op basis van dit overzicht kun je bepalen of er externe ondersteuning nodig is in de uitvoering van de aanpak, of dat er binnen de organisatie genoeg capaciteit, budget en expertise is om dit te doen. Een handig geheugensteuntje dus dit activiteitenoverzicht. Dat zorgt voor een mooie houvast tijdens de uitvoering.
"We wilden weten hoeveel capaciteit, tijd en budget we nodig zouden hebben voor de uitvoering van een participatietraject. Onze bestuurders wilden op basis van het uitvoeringsplan een beslissing nemen. Maar dan heb je natuurlijk eerst een aanpak nodig. In de Fasterclass maakten we in een halve dag de participatieaanpak. En met deze aanpak konden we offertes aanvragen voor de uitvoering. Precies wat we nodig hadden". - Teammanager Rijksoverheid
Samenwerken in de uitvoering
Mocht er uit het activiteitenoverzicht blijken dat er extra ondersteuning nodig is op het gebied van communicatie of participatie kan SIR hier een rol in spelen. Dat kan als coach of als projectmanager. In een coachende rol maken we geen onderdeel uit van de participatie- en communicatiewerkgroep, maar adviseren we op basis van jouw persoonlijke vraag. In een rol als projectmanager maken we deel uit van jullie participatie- en communicatiewerkgroep en werken we actief mee in de uitvoering en ondersteunen waar nodig. Voor ondersteuning kun je bijvoorbeeld denken aan het voorzitten van de werkgroep, het inrichten van de basiscommunicatie of het opstellen van een kernboodschap, het inrichten van online tools, organiseren of begeleiden van een bijeenkomst of het verwerken van opgehaalde resultaten.
Uiteraard doen we dit in nauwe samenwerking met de projectgroep en houden we de begroting en planning goed in de gaten om uitloop en overschrijdingen te voorkomen. We werken naar hetzelfde doel, dat we tijdens het maken van de aanpak hebben vastgesteld.
Een mooi praktijkvoorbeeld waarin aanpak en uitvoering samen komen is het project ‘Op Stoom’ waarin we samen met inwoners, ondernemers, landschapsarchitecten en de gemeente Hof van Twente een Masterplan voor de nieuwe inrichting van een gebied hebben ontwikkeld. We waren in het hele project verantwoordelijk voor zowel participatie als communicatie. Lees meer over dit bijzondere project.
Een ander voorbeeld. In een Fasterclass Gedragsbeïnvloeding gingen we met de gemeente Velsen aan de slag om een einde te maken aan afvaldumpingen. Want naast overlast en onveilige situaties, brengt dit ook extra kosten met zich mee. Op basis van de CASI-methodiek kwamen we tot een lijst aan maatregelen voor het bestuur en de programmamanager. Een gedragscampagne was één van de aanbevelingen. Lees hier de hele case.
"Voor onze woningcorporatie ontwikkelde SIR samen met ons de participatieaanpak voor de renovatie van woningen. Met ons lokale bureau hebben we de uitvoering zelf gedaan" – Asset manager Woningcorporatie
Wil je samen succesvol zijn?