Hoe faciliteer je als gemeentelijke organisatie dat er meer en betere relevante participatiegesprekken gevoerd worden over maatschappelijke onderwerpen? Dit is een opgave waar de gemeente Urk, net zoals veel andere gemeenten in Nederland, tegenaan liep. Daarom vroeg de gemeente Urk SIR communicatie & participatie om te helpen met het borgen van participatie in de organisatie.
“Je borgt participatie in de organisatie door invulling te geven aan het Borgingshuis participatie”, zegt Rient Heerink, adviseur bij SIR. Dat betekent in zijn ogen dat je participatie op het organisatieniveau richt en inricht, zodat ambtenaren de participatievraagstukken goed kunnen verrichten. 
Bij het richten worden de doelstellingen en de kaders op het gebied van participatie bepaald. Met het inrichten worden de rollen bij participatie en de benodigde middelen vastgesteld. Zo is duidelijk wie welke rol heeft in het verrichten van participatieopgaven. Het Borgingshuis geeft een mooi overzicht (klik op het plaatje om in te zoomen).
Bij de gemeente Urk heeft SIR geholpen met het maken van een toegepaste participatievisie en een participatieve werkwijze en ambtenaren te trainen. SIR gebruikt hiervoor de methodiek van het Relevant Gesprek®. SIR is gecertificeerd partner van de Relevant Gesprek® Academie. Hoe we dat samen met de organisatie gedaan hebben lees je in dit artikel.
Richten
Het richten van participatie is het bepalen van de visie, doelstellingen en kaders voor de gesprekken met de samenleving op het gebied van participatie. In de gemeente Urk hebben we dit vastgelegd in een praktische participatievisie. In zo’n participatievisie staat hoe de visie uitgevoerd moet worden. Hierbij is aan de hand van kernwaarden beschreven wat (goede) burgerparticipatie betekent voor Urk, wat de doelstellingen zijn en dat Urk gaat werken met een eenduidige werkwijze.
Met de gemeenteraad en het college van B&W hebben we het gehad over hoe ze aankijken tegen participatie op Urk. Dit hebben we gedaan aan de hand van een vragenlijst, die we samen met de mensen die deze hebben ingevuld, hebben geduid. Hierdoor wisten we welke participatiedoelstellingen en kernwaarden belangrijk zijn op Urk en hoe hier op een Urker wijze invulling aan kan worden gegeven.
Inrichten
Het participatief inrichten van de organisatie betekent dat je de voorwaarden creëert zodat ambtenaren de participatiegesprekken goed uit kunnen voeren en beoordelen. Dit doe je door te beschrijven wat ervoor nodig is om je visie uit te voeren, dus door de middelen, rollen en taken en de werkprocessen te beschrijven. Bij gemeente Urk hebben we dit vastgelegd in de praktische visie, maar ook in de participatieleidraad. Zo hebben we in de participatievisie de rollen en taken beschreven, maar ook het uitvoeringsprogramma wat nodig is om de visie uit te voeren. In de leidraad staat de werkwijze voor het voeren van participatiegesprekken beschreven.
Op basis van de input van de vragenlijst die ook naar de organisatie is gegaan, maar ook met de ambtelijke werkgroep hebben we de input opgehaald die we nodig hadden om deze hoofdstukken in de visie te kunnen schrijven. Voor de leidraad organiseerden we een Fasterclass Participatie waarin we in 3 uur tijd ophaalden volgens welke werkwijze er op Urk geparticipeerd zou gaan worden.
Verrichten
De basis ligt er. Nu is het tijd om de participatiegesprekken met de samenleving te gaan voeren. De gemeente Urk is, met ruim 40 deelnemers, onderdeel van het Organisatieprogramma Participatie van de Relevant Gesprek® Academie. Deze deelnemers, die de participatievraagstukken op moeten pakken binnen gemeente Urk, zijn hier onderdeel van een Basis- of Masterteam.
In het organisatieprogramma wordt het Basisteam opgeleid om een aanpak te maken en uit te voeren voor participatievraagstukken. Het Masterteam heeft daarbij een adviserende en coachende functie. Zij helpen en ondersteunen hun collega’s in het Basisteam om betere gesprekken met de samenleving te voeren. In de Relevant Gesprek® Academie worden ambtenaren in het organisatieprogramma ondersteund in het voeren van gesprekken met de samenleving door trainingen, intervisies en met coaching. Ze kunnen gebruik maken van de kennis van de coaches, maar ook van de 1500+ andere communityleden. Zo leren ze in het werken om betere gesprekken te voeren over maatschappelijke onderwerpen: learning by doing.
Meer informatie over het Organisatieprogramma Participatie?
Wil je een interne leeromgeving creeren waarin collega’s leren participeren? Ga voor meer informatie over Organisatieprogramma Participatie naar de website van Relevant Gesprek®.
