Hoe structuur en het scheiden van inhoud en proces succesvol bijdragen bij de benadering van maatschappelijke vraagstukken
Bij SIR communicatie & participatie werken we met een vaste structuur. Hiermee scheiden we inhoud en proces. We begeleiden jou als projectleider en je organisatie van begin tot eind met een vraagstuk; of we maken alleen de aanpak met jou of ondersteunen in de uitvoering. Jij zorgt voor de inhoudelijke expertise en wij zijn van het proces. Dit doen we voor vraagstukken op het gebied van communicatie, participatie of gedragsbeïnvloeding. Samen vinden we de antwoorden!
Een Fasterclass voor de aanpak
Wanneer we de vraag krijgen om te ondersteunen bij een nieuw vraagstuk beginnen we met een Fasterclass sessie om te komen tot een aanpak. Deze sessie zelf duurt maximaal 4 uur. Maar er komt meer bij kijken…
In de sessie gaan we samen met verschillende betrokken in gesprek over het vraagstuk. We beginnen bij het begin: waarom willen we aan de slag met communicatie, participatie of gedragsbeïnvloeding? Vervolgens werken we de vraag steeds verder uit om te komen tot de hoofdlijnen van de aanpak. Maar voordat we in de sessie aan de slag gaan, moeten er nog wel de nodige voorbereidingen getroffen worden.
Als eerste vindt er een intakegesprek plaats. Dit doen we met de projectleider en twee adviseurs vanuit SIR. We bespreken het vraagstuk inhoudelijk, zodat wij een goed beeld krijgen van de opgave die er ligt. Vervolgens duiken we de inhoud in, lezen we de nodige stukken door en lijnen we uit hoe wij de aanpak voor ons zien. Dit toetsen we dan in het verhelderingsgesprek. We presenteren onze uitkomsten en leggen uit hoe we daar tot gekomen zijn. Mochten er nog dingen onduidelijk zijn, gebruiken we dit moment om dit af te stemmen.
De volgende stap is de Fasterclass sessie zelf. Hier gaan we gericht het gesprek voeren over de waarom, waarover, met wie en hoe we te we werk willen gaan. De opzet die we in het verhelderingsgesprek hebben afgestemd, gebruiken we als vertrekpunt in de sessie. Door verschillende relevante partijen en belangen met elkaar aan tafel te hebben, komen we samen tot waardevolle inzichten en leggen we de puzzelstukjes op zijn plaats. Een mooie co-creatie.
"In 6 weken een communicatie-aanpak. Dat was wat ik nodig had. Het was hard werken in de Fasterclass, maar het resultaat mag er zijn!" - Senior beleidsadviseur waterschap
De keuzes die we in de sessie gemaakt hebben werken onze adviseurs verder uit in de definitieve aanpak. In een strakke matrix staan al de gemaakte keuzes bij elkaar. Maar uiteraard worden deze ook verder toegelicht. Hieronder een voorbeeld van een participatiematrix in de methodiek van het Relevant Gesprek®.
De aanpak bespreken we nog een keer in een feedbackgesprek met de projectleider. En bij akkoord, kunnen we verder naar de volgende fase: het activiteitenoverzicht.
Een voorbeeld uit onze praktijk. In een Fasterclass Gedragsbeïnvloeding gingen we met de gemeente Velsen aan de slag om een einde te maken aan afvaldumpingen. Want naast overlast en onveilige situaties, brengt dit ook extra kosten met zich mee. Op basis van de CASI-methodiek kwamen we tot een lijst aan maatregelen voor het bestuur en de programmamanager. Een gedragscampagne was één van de aanbevelingen. Lees hier de hele case.
"Heerlijk zo'n snelkookpan-aanpak. Ik word blij als ik kijk naar de energie, en natuurlijk het resultaat." - Teamleider strategie en innovatie provincie
Activiteitenoverzicht als brug
Het activiteitenoverzicht is de brug tussen de aanpak en de uitvoering in een vraagstuk. In dit overzicht staat per uitvoeringsstap uitgewerkt welke acties er ondernomen moeten worden. Ook geven we een indicatie voor het aantal uren en eventueel budget die er per actie nodig zijn. Door de verschillende acties en bijhorende inspanning in één overzicht te hebben, is inzichtelijk wat er allemaal bij komt kijken om het traject uit de aanpak ook uit te voeren.
Op basis van dit overzicht kun je bepalen of er externe ondersteuning nodig is in de uitvoering van de aanpak, of dat er binnen de organisatie genoeg capaciteit, budget en expertise is om dit te doen. Een handig geheugensteuntje dus dit activiteitenoverzicht. Dat zorgt voor een mooie houvast tijdens de uitvoering.
"We wilden weten hoeveel capaciteit, tijd en budget we nodig zouden hebben voor de de uitvoering van een participatietraject. Onze bestuurders wilden op basis van het uitvoeringsplan een beslissing nemen. Maar dan heb je natuurlijk eerst een aanpak nodig. In de Fasterclass maakten we in een halve dag de participatieaanpak. En met deze aanpak konden we offertes aanvragen voor de uitvoering. Precies wat we nodig hadden". - Teammanager Rijksoverheid
Afsluiten met de uitvoering
Mocht er uit het activiteitenoverzicht blijken dat er extra ondersteuning nodig is op het gebied van communicatie of participatie kan SIR hier een rol in spelen. Dat kan als coach of als projectmanager. In een coachende rol maken we geen onderdeel uit van de participatie- en communicatiewerkgroep, maar adviseren we op basis van jouw persoonlijke vraag. In een rol als projectmanager maken we deel uit van jullie participatie- en communicatiewerkgroep en werken we actief mee in de uitvoering en ondersteunen waar nodig. Voor ondersteuning kun je bijvoorbeeld denken aan het voorzitten van de werkgroep, het inrichten van de basiscommunicatie of het opstellen van een kernboodschap, het inrichten van online tools, organiseren of begeleiden van een bijeenkomst of het verwerken van opgehaalde resultaten.
Uiteraard doen we dit in nauwe samenwerking met de projectgroep en houden we de begroting en planning goed in de gaten om uitloop en overschrijdingen te voorkomen. We werken naar hetzelfde doel, dat we tijdens het maken van de aanpak hebben vastgesteld.
Een mooi praktijkvoorbeeld waarin aanpak en uitvoering samen komen is het project ‘Op Stoom’ waarin we samen met inwoners, ondernemers, landschapsarchitecten en de gemeente Hof van Twente een Masterplan voor de nieuwe inrichting van een gebied hebben ontwikkeld. We waren in het hele project verantwoordelijk voor zowel participatie als communicatie. Lees meer over dit bijzondere project.
Ondersteuning op maat
Het werken aan vraagstukken doen we van begin tot eind, maar dit is niet noodzakelijk. Je kunt ook onze ondersteuning vragen op één van de drie projectfasen. En de overige fasen doe je dan zelf, of met een andere partij. Het is maar net waar jij en je organisatie behoefte aan hebben.
"De raad was unaniem bij de vaststelling van de Omgevingsvisie. Ze waren erg te spreken over het proces en de ondersteuning door SIR." - Projectleider Omgevingsvisie gemeente
Mocht je alleen behoefte hebben aan inhoudelijke expertise op het gebied van communicatie, participatie of gedragsbeïnvloeding, maar op basis van jouw specifieke vragen? Dan bieden we ook coaching. Hier lopen we niet standaard het hele proces mee, maar kun je onze adviseurs gericht inzetten wanneer je er zelf het meeste behoefte aan hebt.
De kern van onze benadering
1. We werken met een vaste structuur - Of we nu aan de slag gaan met een communicatie-, participatie- of gedragsvraagstuk, bij SIR werken we altijd met een methodiek. Een vaste structuur zorgt voor een efficiënt proces waarin we vaste stappen volgen. Voor communicatie gebruiken we de methodiek Factor C, bij participatie de methodiek Relevant Gesprek® en voor activatie/gedragsverandering werken we met CASI.
2. We scheiden inhoud en proces - De kracht van SIR ligt op het inrichten en managen van het proces, gestructureerd. Terwijl jouw organisatie juist expert is op de inhoudelijke kant van het vraagstuk. Door inhoud en proces van elkaar te scheiden, kunnen we de goede vragen stellen die nodig zijn om bepaalde keuzes te maken en uit te voeren. Uiteraard is de inhoud leidend voor de keuzes die gemaakt worden, daarom werken we samen met een werkgroep, waarin de betrokken partijen vanuit verschillende, relevante disciplines zijn aangehaakt.
Door SIR verantwoordelijk te maken voor de structuur en het proces, kan jouw organisatie zich richten op de inhoud. Deze scheiding zorgt voor efficiëntie en zo werken we beide vanuit onze kracht.
Meer weten?
