Communicatie en participatie zijn voor ons gelijk aan een relevant gesprek. Dat is het vertrekpunt van onze werkwijze. Deze visie is de basis voor iedere training, workshop of Fasterclass over participatie van SIR communicatie & participatie. Steeds vaker zien we dat gemeenten deze visie en werkwijze gebruiken als inspiratie voor hun eigen participatieleidraad binnen de organisatie.
Online magazine ‘Betrek de stad in 8 stappen’
De gemeenten Goes, Veenendaal, Oldenzaal, Zwijndrecht en Hoorn bijvoorbeeld gebruiken de methodiek van het Relevant Gesprek® als interne participatieleidraad. SIR communicatie & participatie is gecertificeerd partner van Relevant Gesprek®. We gingen in gesprek met Marloes Hoorn en Jara Hof, communicatieadviseurs van de gemeente Hoorn, over hun eigen ‘participatietoolkit’.
We passen binnen onze organisatie al veel participatie toe, maar we misten toch een soort leidraad. Stappen die je moet volgen om goed voorbereid te zijn. Hoe kunnen we collega’s helpen om gesprekken op een gestructureerde manier aan te pakken?
Het Relevant Gesprek heeft ze hierbij goed geholpen. Nadat Marloes en Jara een van onze participatietrainingen hadden gevolgd, zijn ze verder aan de slag gegaan met hun participatietoolkit.
De training die we bij jullie hebben gevolgd was een echte inspiratiebron om met de ontwikkeling van het stappenplan verder te kunnen. We hadden een middel nodig om al het materiaal dat we hadden verzameld, goed overzichtelijk weer te geven. Het online magazine is dat middel geworden.
Uiteindelijk zijn alle stukjes theorie, hulpmiddelen en tools samengebracht op één plek: het online magazine Betrek de stad in 8 stappen.
Participatie over de participatie
Beleidsmedewerkers, programmamanagers, projectleiders, de griffie, en andere collega’s zijn allemaal betrokken bij het maken van het stappenplan. Marloes en Jara vervolgen:
We zijn begonnen met het stappenplan door het eigenlijk al niet zelf te gaan maken, maar samen met onze stakeholders binnen de organisatie. Collega’s hebben input geleverd, wij stuurden de nieuwe versie op en planden een sessie om het plan weer verder aan te scherpen. Zo hebben we een deel van onze doelgroep vanaf het begin al heel actief betrokken.
De directie van gemeente Hoorn heeft het 8 stappenplan inmiddels vastgesteld. Het is de standaard dat je als medewerker deze stappen doorloopt bij de voorbereiding van een participatietraject. Een voorbeeld is het wijkprogramma de Grote Waal.
Er is een jaar uitgetrokken om dit participatieproces vorm te geven. We organiseerden 3 grote wijkbijeenkomsten en voor iedere bijeenkomst hebben we een andere gespreksvorm bedacht om input op te halen en zo prioriteiten en actiepunten voor de wijk vast te stellen.
Een boek met alle vragen
Jara en Marloes krijgen veel positieve reacties op het online magazine. Ze merken dat steeds meer collega’s ermee aan de slag gaan en dat ze het een overzichtelijk stappenplan vinden. Ze geven wel toe dat het veel tijd en inzet vraagt om aan de slag te gaan met participatie en het stappenplan, maar dat het uiteindelijk ook weer tijd oplevert.
Participatie blijft maatwerk en daarom moet je ook iedere keer weer zoeken naar de juiste weg. Zo'n 8 stappenplan helpt je om te komen tot een praktische aanpak.
Een andere reactie die ze krijgen van collega’s is: ‘ik had gehoopt dat ik alle antwoorden zou vinden in het stappenplan.’ Hun conclusie:
Het is niet een boek met alle antwoorden, maar juist een boek met alle vragen.
Tot slot
De tip voor (participatie)collega’s van Marloes en Jara is: ga gewoon aan de slag!
Doe ervaringen op met participatie en wil het ook niet meteen perfect doen. Neem de tijd om het proces goed voor te bereiden en te zorgen dat het zo doelgericht en effectief mogelijk is. Dat is de investering zeker waard!
Meer informatie
Wij helpen gemeenten, waterschappen, woningbouwcorporaties, provincies en zakelijke dienstverleners graag op weg bij het relevant maken van het gesprek met de omgeving. Met behulp van de methodiek Relevant Gesprek® maken we onderwerpen en gesprekken relevant, klein en dichtbij voor de publieksgroepen waarmee we in gesprek willen. SIR communicatie & participatie is gecertificeerd partner van Relevant Gesprek®.
Meer weten? Wij adviseren graag over hoe je participatie kunt aanpakken. Neem gerust contact met ons op door te bellen met 053 – 430 70 44 of neem even contact met ons op via het contactformulier.
